Checkliste für effektive Besprechungen

Moderation wird nicht von der Leitung übernommen:

• Das entlastet die Leitungsrolle und verhindert, dass Führungs- und Moderationsfunktion vermischt werden.

• Das überträgt Verantwortung für die Besprechung ins Team.

• Und verhindert Gewohnheitstrott.

• Meistens wird die Moderation reihum im Team vergeben.

Check-in:

• Ziel ist: alle kommen 1-mal zu Wort / alle können als Mensch ankommen / die Anderen wissen Bescheid...

• Das ist oftmals Geschmackssache. In manchen Teams passt das nicht und wird als zu persönliche empfunden. Da reicht aber auch eine kurze Daumenabfrage: "Wie ist Dein Energielevel gerade?"

• Wichtig ist, dass die Dauer dem Anlass entspricht: Zu Beginn eines Workshops oder nach einem spannungsreichen Ereignis kann der Check-in auch mal länger dauern und ein Raum für persönliches Mitteilen sein.

• Für heitere Check-in Fragen kann man sich hier inspirieren lassen: www.tscheck.in

Check-out:

• Ist immer gut, um das Wesentliche nochmals zu formulieren.

• Ist besonders wichtig, wenn neue Praktiken in der Besprechung getestet werden und die Moderation Feedback und Wertschätzung - bekommen sollte.

Klare und visualisierte Agenda:

• Alle können während der Besprechung sehen, wo man gerade steht.

• Die Moderation muss die Agenda nicht im Kopf haben, sondern kann sich an der Struktur orientieren.

• Durch die Verschriftlichung lassen sich Änderungen leicht vereinbaren.

• So sieht es aus, wenn ein Team im Workshop eine neue Struktur für seine Besprechung plant...

Das Prokoll wird nicht im Nachgang (von der Leitung) aufwendig verfasst und per Mail verschickt.

• Stattdessen werden die wichtigen Ergebnisse der Besprechung synchron in ein Dokument eingetragen, das für alle zugänglich ist.

• Dafür gibt es neben der Moderationsrolle noch eine Rolle (Sekretär), welche die Ergebnisse dokumentiert.

Nur UPDATE:
"Was ist in Deinem Bereich, Projekt ANDERS oder NEU im Vergleich zur letzten Besprechung?"

• Das ist ein echter Quick Win.

• Es wird nicht berichtet, was alles unter der Woche gemacht worden ist.

• Es werden ausschließlich Neuigkeiten und Ergebnisse berichtet!

• Das erfordert im Team das Vertrauen, dass alle ihr Bestes geben.

• Wenn jemand die ganze Woche viel Mühe und Energie in ein Projekt gesteckt hat, dies jedoch noch keine Veränderung gebracht hat, ist es erlaubt zu sagen: KEIN UPDATE.
  Das widerspricht zwar dem individuellen Bedürfnis, gerade dann mitzuteilen, wieviel man geleistet hat, spart aber enorm viel Zeit und Energie im Verlauf der Besprechung.

Offene Agenda:

• Die Offene Agenda ist der Ort, an dem alle Themen im Team vor und während der Besprechung aufgelistet werden.

• Der Schwerpunkt liegt hier darauf, dass jede einzelne Person ihre Themen dort nennen kann und soll.

• Bearbeitet werden die Punkte dann mit der "Was-brauchst-Du?"-Frage. Siehe dazu auch folgenden Artikel...